Bewerbungsprozess meistern: Schritt für Schritt zum Wunschjob

Glückwunsch! Sie haben Ihre Bewerbung abgeschickt und damit schon einen wesentlichen Teil auf dem Weg zu Ihrem Wunschjob erfolgreich gemeistert. Jetzt heißt es abwarten und hoffen, dass Sie eine Runde weiter sind.

Doch wie läuft eigentlich ein typischer Bewerbungsprozess ab? Wann können Sie mit einer Antwort auf Ihre Bewerbung rechnen? Und wie können Sie sich in der Zwischenzeit vielleicht schon auf ein Vorstellungsgespräch vorbereiten? Wer die einzelnen Schritte im Bewerbungsprozess kennt, kann sich besser auf sie vorbereiten. Das entspannt, gibt Sicherheit und verbessert die Chancen, den Traumjob zu ergattern.

Welche typischen Schritte es im Bewerbungsprozess gibt und wie Sie hier jeweils punkten können, erfahren Sie in diesem Artikel.

1. Das haben Sie bereits erledigt

Eine Bewerbung macht man nicht einfach so nebenher. Sich zu bewerben, braucht Zeit. Jede Menge Infos und Tipps wie Sie Ihre Bewerbungsunterlagen vorbereiten und mit einem aussagekräftigten Lebenslauf sowie einem individuellen Bewerbungsschreiben punkten können, erhalten Sie in den jeweiligen Blogartikeln.

Quick-Check

Sie haben bereits …

• Ihre Social-Media-Kanäle kontrolliert und ggf. das ein oder andere sehr private Bild gelöscht.
• ein aussagekräftiges Profil auf LinkedIn und Xing erstellt oder Ihr Profil aktualisiert.
• wichtige Dokumente (Zeugnisse, Zertifikate, Arbeitsproben etc.) gescannt und als PDF gespeichert.
• herausgefunden, wie und wo Sie einen neuen Job finden und Stellenanzeigen gesichtet (Zeitungen, Jobportale, berufliche Netzwerke wie LinkedIn, Karriereseiten von Unternehmen etc.).
• sich über Arbeitgeber, bei denen Sie sich bewerben wollen, ausgiebig informiert (Homepage, Soziale Medien etc.).
• einen übersichtlichen und optisch ansprechenden Lebenslauf erstellt und an die jeweilige Stellenanzeige angepasst.
• ein Anschreiben formuliert, das zeigt, wer Sie sind und warum Sie perfekt zu der Stelle und dem Unternehmen passen.

Sie dürfen sich also schon mal auf die Schulter klopfen. Wenn Sie hierbei vieles richtig gemacht haben, ist es nur eine Frage der Zeit, bis Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden.

Vorteil Personaldienstleister:

Sich zu bewerben erfordert neben Zeit auch viel Know-how. Wer auf Personaldienstleister setzt, hat viele Vorteile: Die Experten helfen bei der Suche nach passenden Stellen, wissen oft von freien Jobs, die noch gar nicht ausgeschrieben sind und unterstützen bei den Bewerbung sunterlagen bis hin zu Formulierungshilfen und einem Korrekturservice. Dazu gibt es oft mentales Coaching, falls Sie zweifeln, für den Job nicht ausreichend qualifiziert zu sein.

2. Wie prüfen Arbeitgeber Bewerbungen?

Je mehr Bewerbungen ein Unternehmen erhält, desto schwerer wiegt jeder Fehler, den ein Bewerber macht: Zahlen- und Buchstabendreher, Rechtschreibfehler, ein falsch geschriebener Firmenname oder Ansprechpartner, schlampig aufbereitete Unterlagen oder lieblose Bewerbungsschreiben, die nicht zur ausgeschriebenen Stelle und dem Unternehmen passen, sorgen schnell dafür, dass Sie eine Absage erhalten. Größere Unternehmen nutzen spezielle Software-Programme um Bewerbungen vor- und auszusortieren. Wer formal patzt, ist meist sofort raus! Achten Sie deshalb unbedingt darauf, dass Ihre Unterlagen fehlerfrei sind.

Überzeugen Ihre Bewerbungsunterlagen und passt Ihre Qualifikation zur ausgeschriebenen Stelle, können Sie mit einem Anruf oder einer schriftlichen Einladung zu einem Vorstellungsgespräch rechnen.

Tipp: Viele Firmen informieren transparent auf ihrer Website, wie der Bewerbungsprozess in ihrem Unternehmen organisiert ist. So wissen Sie, mit welchen Schritten und in welcher Reihenfolge Sie damit rechnen können.

Vorteil Personaldienstleister:

Wer sich im Bewerbungsprozess von einem Personaldienstleister unterstützen lässt, spart eine Menge Nerven. Denn der Personaler kümmert sich darum, dass Ihre Bewerbungsunterlagen fehlerfrei sind und bei Unternehmen landen, wo die Chancen auf eine Einstellung besonders gutstehen. Sogar der Kontakt zu den Unternehmen läuft über den Personaldienstleister. Das bringt Beruhigung in den Bewerbungsprozess und für Sie!

3. Bewerbungsprozess: Wann bekomme ich Rückmeldung?

Grundsätzlich: Werden Sie nicht nervös, wenn die Antwort eines Arbeitgebers lange auf sich warten lässt. Das heißt nicht, dass Sie eine Absage erhalten.

In großen Unternehmen und Konzernen sind die Bewerbungsprozesse zum Teil automatisiert, sodass Sie zwar meist sofort eine Eingangsbestätigung erhalten. Dafür ist die Zahl der Bewerber oft sehr groß. Insgesamt dauert der Auswahlprozess deshalb oft sehr lange, da viele Unterlagen gesichtet werden müssen und dem Vorstellungsgespräch häufig ein Telefoninterview vorangeht und ein Assessmentcenter, also ein mehrtägiges Auswahlverfahren in der Firma, durchgeführt wird. Bei Stellen im öffentlichen Dienst muss eine Bewerbung mitunter von verschiedenen Gremien gesichtet und gutgeheißen werden. Dadurch kann sich der Bewerbungsprozess hinziehen – angefangen von einer ersten Antwort bis hin zur Einstellung. In kleinen und mittelständischen Unternehmen oder Handwerksunternehmen kümmert sich häufig der Inhaber selbst um die Bewerbungen oder ist zumindest in die Auswahl passender Kandidaten eingebunden. Das kann den Bewerbungsprozess beschleunigen. Falls er oder sie viel zu tun hat, kann es aber auch entsprechend länger dauern, bis Sie Rückmeldung erhalten. Dafür sprechen Sie häufig direkt mit Vorgesetzten und nicht einer vorgeschalteten Personalabteilung.

Tipp: Es kommt immer wieder vor, dass sich ein Unternehmen nicht meldet und auch keine Absage schickt. Falls Sie keinerlei Rückmeldung erhalten, können Sie nach zwei Wochen höflich nach dem Stand der Dinge fragen – am besten telefonisch. Dabei bietet sich Ihnen die Chance, Interesse zu zeigen und einen guten Eindruck zu hinterlassen.

4. Telefoninterview – es kommt zum Erstkontakt

Sie haben mit Ihrer Bewerbung das Interesse des Unternehmens geweckt und erhalten eine Einladung zum Telefoninterview. Ein super Erfolg! Häufig nutzen Unternehmen, die viele Bewerbungen erhalten, diese Möglichkeit, um eine Vorauswahl zu treffen. In der Regel bekommen Sie vorab eine Einladung per Mail mit einem konkreten Terminvorschlag. Denken Sie daran, die Einladung schriftlich zu bestätigen! Manche Arbeitgeber rufen aber auch bewusst ohne Vorankündigung an, um zu sehen, wie der Bewerber reagiert. Passt es und Sie fühlen sich gewappnet? Dann können Sie bestimmt punkten, indem Sie sich selbstsicher, flexibel und kompetent zeigen. Es ist aber auch legitim, nach einem Termin für das Telefoninterview zu bitten, weil es gerade ungünstig ist. Das Gute: Sie können sich gezielt auf das Gespräch vorbereiten.

Telefoninterview als Teil des Bewerbungsprozesses: Was erwartet Sie?

Ein Telefoninterview hat durchaus Vorteile: Sie müssen sich nicht sorgen, dass der Zug verspätet eintrifft oder dass Sie im Stau stehen und können sich einen Spickzettel machen beziehungsweise alle benötigten Unterlagen (Lebenslauf, Fragen, Notizen) bereitlegen. Da Mimik und Körpersprache wegfallen, kommt es dafür umso stärker auf Ihre Stimme und Ihre Ausdrucksweise an. Folgende Tricks helfen: Stehen Sie während des Gesprächs auf, atmen Sie vorab tief durch und denken Sie daran zu lächeln – auch wenn Ihr Gesprächspartner Sie nicht sehen kann. Wenn Sie möchten, können Sie sich auch schick anziehen. Vielen hilft ein passendes Outfit sich mental besser auf die Situation einzustellen. Nutzen Sie – falls möglich – einen Festnetzanschluss und achten Sie darauf, dass der Akku aufgeladen ist.

In der Regel ruft Sie der Arbeitgeber an. Stellen Sie sicher, dass Sie erreichbar und ungestört sind. Telefoninterviews dauern meist bis zu einer halben Stunde.

Typische Fragen

• Erzählen Sie von sich: Wie ist Ihr beruflicher Werdegang?
• Orientieren Sie sich an Ihrem Lebenslauf. Rücken Sie die Stationen, Erfahrungen und Interessen in den Vordergrund, die für die Stelle wichtig sind.
• Welche Erwartungen haben Sie?
• Gehen Sie auf die Aufgaben laut Stellenbeschreibung ein und platzieren Sie, warum Sie gerne bei dem Unternehmen arbeiten möchten.
• Wann könnten Sie die Stelle antreten?
• Welche Gehaltsvorstellungen haben Sie?

Am Ende des Gesprächs erfahren Sie, wann Sie Rückmeldung bekommen und wie es im Bewerbungsprozess weitergeht.

Vorteil Personaldienstleister:

Personalvermittler stellen den Kontakt zu passenden Arbeitgebern her, sodass Telefoninterviews für Bewerber entfallen. Ein Plus für alle, die in Bewerbungsgesprächen nervös sind und sich deshalb nicht so gut verkaufen können.

5. Das Vorstellungsgespräch – der persönliche Eindruck zählt

Wenn Sie im Telefoninterview überzeugen konnten, dürfen Sie sich über eine Einladung zum Vorstellungsgespräch freuen. Oder Sie wurden direkt zum Gespräch eingeladen, weil Ihre Bewerbung so gut war oder das Unternehmen auf Telefoninterviews verzichtet. Normalerweise findet das Vorstellungsgespräch vor Ort statt, damit man sich persönlich kennenlernen kann. Aufgrund von Corona oder – falls ein Unternehmen bundesweit oder sogar aus dem Ausland Bewerbungen erhält – kann es auch via Videokonferenz stattfinden.

Ein Vorstellungsgespräch ist oft ausführlicher als ein Telefoninterview und dauert in der Regel eine Stunde. Da man sich in echt gegenübersitzt, spielen Mimik, Gestik und Kleidung eine große Rolle. Neben der fachlichen Qualifikation für den Job möchte der Arbeitgeber auch herausfinden, ob Sie ins Team passen. Seien Sie deshalb immer authentisch. Ziehen Sie sich schick an, aber verkleiden Sie sich nicht.

Tipps für das Vorstellungsgespräch:

• Schreiben Sie sich Fragen auf. Achten Sie darauf, keine Fragen zu stellen, die sich mit einem Blick auf die Website schnell beantworten lassen.
• Üben Sie das Gespräch mit einem Freund oder Ihrem Partner. Falls Ihnen das unangenehm ist, können Sie auch Selbstgespräche führen.
• Thematisieren Sie, wenn Sie im Gespräch nervös sind und deswegen einen Hänger haben. So können Sie Pluspunkte für Ehrlichkeit sammeln.
• Fester Bestandteil eines Vorstellungsgesprächs ist eine frei vorgetragene Selbstpräsentation. Planen Sie dafür maximal zehn Minuten ein.
• Halten Sie Blickkontakt zu allen Beteiligten. Hören Sie aufmerksam zu und stellen Sie Rückfragen.
• Lassen Sie sich durch sogenannte Stressfragen nicht aus dem Konzept bringen oder provozieren. Typische Stressfragen sind: Was hat Ihnen an Ihrem bisherigen Job am wenigsten gefallen? Warum hatten Sie bei Ihren Bewerbungen bislang noch keinen Erfolg?
• Personaler erwarten keine perfekte Antwort, sondern dass Sie unter Druck Ruhe bewahren.
• Verabschieden Sie sich von allen Gesprächspartnern, idealerweise namentlich, und fragen Sie nach den weiteren Schritten.

Welche Rolle spielt ein Vorstellungsgespräch im Bewerbungsprozess?

Im Vorstellungsgespräch geht es nicht nur um Ihre fachliche Qualifikation, sondern auch um Ihre Soft Skills. Welcher Arbeitstyp sind Sie? Wie reagieren Sie auf Stress? Warum wollen Sie bei dem Unternehmen arbeiten? Wie passen Sie ins Team? Sind Sie ein Teamplayer? Wirken Sie sympathisch? Bei vielen Fragen geht es deshalb gar nicht in erster Linie darum, was, sondern wie Sie antworten.

Vorteil Personaldienstleister:

Personaldienstleister wissen, wie Vorstellungsgespräche ablaufen und unterstützen Sie gezielt bei der Vorbereitung. In Rollenspielen üben sie mit Ihnen den Ablauf und geben Ihnen praktische Tipps. Auf Wunsch bieten die Experten Coachings an, um Sie auch mental auf Ihr Bewerbungsgespräch vorzubereiten.

6. Assessment Center: Den Arbeitsalltag simulieren

Assessment-Center durchzuführen sind sehr aufwendig und kein fester Bestandteil im Bewerbungsprozess. Häufig nutzen es große Unternehmen, wenn es viele Bewerber gibt, beispielsweise bei einer Trainee-Stelle. Zu einem Assessment-Center werden mehrere Kandidaten eingeladen, die einzeln oder in Gruppen verschiedene Aufgaben lösen und Rollenspiele machen müssen. Ein Assessment-Center kann mehrere Tage dauern. Die Arbeitgeber wollen dabei herausfinden, wie Bewerber Probleme angehen und lösen, wie sie im Team arbeiten und welche Rolle sie dort einnehmen. Mehrere Mitarbeiter des Unternehmens beobachten und bewerten während der ganzen Zeit die Teilnehmer.

7. Zusage: Sie haben den Job!

Sie haben ein gutes Gefühl, finden, dass alles perfekt passt und würden sich über die Stelle freuen? Herzlichen Glückwunsch, wenn dann die Zusage kommt! Dennoch gilt: Während des Bewerbungsprozesses lernen sich beide Seiten kennen. Und manchmal kommt auch ein Bewerber zu dem Schluss, dass die Stelle nicht die richtige für ihn ist. Als Bewerber müssen auch Sie „Ja“ zu dem Job und dem Unternehmen sagen.

Vertragsverhandlung: Verdienst klären

Spätestens jetzt müssen Sie Ihre Gehaltswünsche klären und das Eintrittsdatum festlegen. Gehen die Gehaltsvorstellungen auseinander, können auch Benefits wie Mitarbeiterrabatte, bezahlte Weiterbildungen oder eine finanzielle Unterstützung bei der Kinderbetreuung verhandelt werden. Oft besteht die Möglichkeit, nach der Probezeit erneut über das Gehalt zu sprechen.

Vorteil Personaldienstleister:

Personaldienstleistern kennen sich mit Arbeitsverträgen aus und wissen, wie hoch Ihr Marktwert ist. Die Experten übernehmen deshalb für Sie die Gehaltsverhandlungen oder wissen schon vorab, zu welchem Verdienst oder Tarifvertrag der Dienstleister Sie beschäftigen will.

8. Einstieg und Probezeit

Genauso aufregend wie der Bewerbungsprozess samt Vorstellungsgespräch und gegebenenfalls Telefoninterview und Assessment-Center sind die ersten Tage im neuen Job. Alles ist neu, Sie kennen noch nicht die Kollegen, müssen sich viele Namen merken, Abläufe kennenlernen, sich je nach Größe des Firmengebäudes zurechtfinden und vor allem Ihren Platz im Team finden. Es ist also völlig normal und menschlich, wenn Sie unsicher und nervös sind.

Tipps für die Probezeit:

Gerade in den ersten Tagen ist Ihre Persönlichkeit wichtiger als Detailwissen.

• Punkten Sie deshalb mit Wissen, ohne sich aufzuspielen und alles besser als die erfahrenen Mitarbeiter zu wissen.
• Stellen Sie Fragen und zeigen Sie Interesse und Lernbereitschaft.
• Haben Sie keine Angst Fehler zu machen. Das passiert in der Einarbeitung und ist völlig normal. Beim nächsten Mal wissen Sie es besser!
• Gehen Sie gemeinsam mit Ihren Kolleginnen und Kollegen essen.
• Zeigen Sie persönliches Interesse!
• Bitten Sie Ihre Vorgesetzten und Kollegen um Feedback: Passt alles? Können Sie sich verbessern?

Vorteil Personaldienstleister:

Personaldienstleister geben Ihnen Tipps für die ersten Arbeitstage und zur Probezeit. Außerdem begleiten sie Sie am ersten Arbeitstag in das Unternehmen. Das entspannt und gibt Sicherheit.

Fazit

Jeder Schritt im Bewerbungsprozess ist aufregend. Wenn Sie wissen, was konkret auf Sie zukommt, können Sie sich gut vorbereiten, sodass Sie selbstbewusst und entspannt die jeweiligen Schritte meistern – vom Telefoninterview, über das Vorstellungsgespräch und gegebenenfalls Assessment-Center bis hin zur Jobzusage. Wer auf die Unterstützung einer Personalvermittlung setzt, verbessert seine Chancen zusätzlich und spart sich viel Zeit und Nerven. Mit den Experten an Ihrer Seite kommen Sie sicherer und einfacher zum Job.